Fala Galera!!
Continuando minha série do "How to Rock in Rio", hoje vou falar sobre gestão de projetos.
Pra falar com propriedade da área de projetos e operações, o curso trouxe ninguém mais ninguém menos que Ricardo Acto.
Você, estagiário, precisa conhecer ele!!
Ricardo Acto, Vice presidente de operações (POE - Produções, Operações e Engenharia), que um dia já foi estagiário voluntário do festival.
Isso mesmo!!
Em 2006 ele trabalhou como estagiário de engenharia no RIR.
Ricardo, assim como eu, sempre teve uma relação muito boa quando o assunto era festa, e ele conseguiu uma oportunidade de juntar duas paixões, festas e a idealizações de projetos.
O fato de iniciar em uma equipe com o cargo menor e ir conhecendo as partes interessadas fez com que ele tivesse uma visão micro de um projeto macro.
Agora vamos ao que interessa:
Durante o meu aprendizado, pude aprender muito com o Ricardo e com a Fernanda Matos (gerente de projetos). Os dois deram uma visão bem detalhada de como funciona e como é ramificado o POE.
Fernanda Matos deu um salto da área de petróleo e gás para o departamento de legalizações dentro do RIR. Durante o curso, ela comenta que essa mudança foi um grande desafio.
Para fazer o Rock in Rio acontecer, tudo é POE: a agilidade nas filas, o fornecimento de bebidas e alimentação, o sistema de credenciais, energia, segurança, limpeza, estrutura…
A equipe de POE é responsável por debater, alinhar e tornar real as esperanças que as pessoas alimentam sobre o festival.
A área foi criada para otimizar processos atender sempre as expectativas dos artistas, público, fornecedores e todos os stakeholders envolvidos no projeto.
Os principais benefícios dessa união de áreas é a junção entre as equipes que trazem uma comunicação mais assertiva, otimizando os processos, melhorando a execução, e que por consequência, vai impactar no timing para entrega dos projetos.
O Planejamento funciona da seguinte forma:
1. Redução de custo - Mapeando processos para melhorar a experiências dos visitantes e colaboradores;
2. Comunicar - A comunicação é muito necessária para a divulgação do festival, mas muito alem disso a comunicação interna é um pilar muito importante e influênciou muito no sistema único do RIR;
3. Otimizar - Com a evolução da tecnologia em 2017, o fluxo de informação da POE foi otimizado e levado diretamente para uma plataforma digital. Plataforma que gerência contratos, solicitações, extras, credenciamentos e muitos outros processo;
4. Gerar Resultados - Com a gestão de projetos e comunicação interna muito bem alinhadas, o departamento de legalizações é MEGA beneficiado, já que ele precisa de cronogramas bem definidos para não perder prazos;
5. Avaliar e planejar - Particularmente foi a parte que eu mais gostei. Aqui é a hora de analizar todos os relatórios do festival, todas as informações recolhidas da edição e iniciar a criação do PLANO DE AÇÕES para a próxima edição do festival.
“Essas áreas precisam conversas, precisam se conhecer e entender as necessidades das outras, porque uma é extremamente dependente da outra. Os resultados dos seus processos influenciam os três departamentos” - Fernanda Matos
Dentro da gestão de projeto, foi ramificado a parte de legalizações, uma parte mais burocrática que fica responsável por licenças e alvarás para execução do evento.
Com o mapeamento dos processos foi possível identificar áreas e recurso de competências. Com um estudo detalhado dos festivais anteriores, conseguiu-se observar que eles poderiam gerar receita através de energia elétrica. De 2015 para 2019 a receita aumentou em mais de 600%, apenas com o fornecimento de energia para os parceiros.
Ah muito importante!!
Todos os parceiros do Rock in Rio, aquelas marcas com stand e etc, TODOS, também são tratados como projetos.
Esses projetos são avaliados minuciosamente, através da plataforma digital desde 2017, para não prejudicar o fluxo de pessoas. É feito uma analise até dos brindes para avaliar se são sustentáveis e se o descarte dos mesmos vai ser correto.
“A nossa continua vontade de melhorar, o fato de nós sempre dizermos que vamos preparar o melhor festival é o que nos permitiu chegar a dimensão do Rock in Rio” - Ricardo Acto
É sobre isso!!
Dedicação, Organização, Comunicação e acima de tudo a vontade de querer inovar e utilizar os erros da ultima edição para trazer algo inovador para a próxima.
E por hoje é isso galera.
O que acharam da Gestão de Projetos, gostaram?
Comenta aqui e fiquem ligados nos próximos artigos. rsrs
