Você já ouviu falar alguma vez de Gestão de Processos? Se a resposta for não, fica tranquilo que vou te explicar tudo o que você precisa saber!
Esse método de organização traz grandes benefícios para todo o processo quando aplicado, como: redução de custos, aumento do valor agregado do produto e elevação da produtividade.
Gerir os processos torna possível a melhoria contínua de acordo com os objetivos e as estratégias que atendam a todas as partes envolvidas.
Por isso, esse tema deve ser uma preocupação constante do gestor ou time, com o intuito de elevar o desempenho da equipe e, assim, alcançar os objetivos traçados.
Mas, o que é Gestão de Processos?
Gestão é o ato de gerir ou administrar, seja recursos, pessoas ou qualquer objeto com uma intenção: em benefício próprio ou de uma instituição.
A palavra processos é definida como um conjunto ou sequência de atividades interligadas e lógicas que tomam uma entrada com o fornecedor e acrescentam um valor a este, produzindo uma saída para o consumidor. Neste sentido, é importante ressaltar que processos possuem início, meio e fim.
Portanto, a Gestão de Processos é uma disciplina de gestão que tem como objetivo otimizar resultados e elevar o desempenho da empresa ou organização por meio da implementação de melhorias nos processos organizacionais.
O objetivo ao longo de todo esse exercício é analisar cada etapa, padronizar e melhorar as operações, garantindo a participação de todos os colaboradores e, dessa forma, realizar todo o processo com qualidade e eficiência. Assim, as funções e responsabilidades ficam bem claras, permitindo que ocorra a especialização das mesmas.
Por examinar cada passo da operação, é possível enxergar possíveis gargalos, tratar desvios, evitar retrabalhos, garantir o sucesso da operação de forma eficiente e eficaz, além de poder enxergar novas oportunidades.
Quais os benefícios da Gestão de Processos?
A Gestão de Processos é fundamental para qualquer empresa, independente da área que a organização esteja ou o seu porte. Isso porque se os processos não estiverem bem alinhados, o efeito nos resultados poderá ser negativo na entrega dos serviços.
Além de tudo isso, essa prática minimiza riscos e erros e ainda é possível implementar melhorias de forma contínua.
Vamos a alguns dos benefícios?
Redução de custos operacionais
Com a análise de cada etapa, ocorre a padronização e otimização dos processos das operações. Assim, com tudo sendo gerido de forma eficiente, há a redução de custos devido ao máximo aproveitamento das operações.
Melhor aproveitamento do tempo
Por ter passado por todo gerenciamento de forma eficiente, o tempo de operação acaba sendo reduzido e os profissionais se tornam mais eficazes de forma individual. Assim, o tempo de duração dos processos diminui, já que a produtividade e o resultado coletivo foi impulsionado.
Melhoria do produto
A melhoria contínua que ocorre enquanto o processo existir gerando resultados mais eficientes, assim os produtos e serviços são entregues com maior qualidade, aumentando a competitividade e inovação.
Alcance de objetivos operacionais
Uma gestão de acordo com as visões estratégicas empresariais permite que sua organização alcance seus objetivos. Isso porque é possível adaptar os seus processos e montá-los de forma que você consiga alcançar as suas metas de forma assertiva.
Ganho de produtividade
O aumento da produtividade é resultado do mapeamento do processo e da otimização do mesmo. Com análise das etapas, diminuição de gargalos e riscos a eficiência dos colaboradores de forma individual é garantida.
Ganho de eficiência
Reconhecendo e padronizando o processo é possível eliminar a ineficiência, tornando toda a ação produtiva e eficaz para o time.
E agora, como aplicar esse método?
Para implementar a gestão de processos no seu empreendimento você precisa ter muito claro quais são os objetivos da sua ação. É necessário que saiba o que está querendo alcançar, para que possa obter o processo certo para seu empreendimento ou projeto.
Dessa forma, saber identificar quais pontos dos processos precisam de melhorias é essencial, assim você irá analisá-los e entenderá o que está errado. É importante manter a boa comunicação em todas as áreas do processo, tornando mais fácil observar onde estão os erros e evitar riscos.
Os processos precisam ser determinados de acordo com as políticas, estratégias e objetivos da empresa. Para isso, a organização precisa determinar os seguintes pontos em questão: entradas, saídas, recursos, riscos e oportunidades, melhorias, mudanças, responsabilidades e autoridades e KPI’s.
Então, por que aplicar a gestão de processos?
Como foi dito ao longo de todo o artigo, a gestão de processos é extremamente importante quando a organização procura alcançar resultados que buscam influenciar de forma positiva na qualidade do trabalho executado, que promova análise de ações corretivas e que elimine os gargalos ao longo da produção.
A redução de custos, qualificação da tomada de decisões, retenção de talentos, maior qualidade nos produtos e serviços são alguns dos vários benefícios que a aplicação de gestão de processos pode trazer.
Portanto, o desenvolvimento desse processo com base em gestão produz um ambiente favorável, gerando processos direcionados que trarão controle, eficiência e excelência operacional.