Todo mundo conhece a famosa história de romeu e julieta. Mas o que nem todos percebem é que um dos maiores causadores do fim trágico do casal foi um problema de comunicação, trazido por limitações da época. Vamos recapitular essa história para entender isso um pouco melhor?
Dois jovens de famílias inimigas se apaixonam: Romeu e Julieta, os adolescentes rebeldes mais importantes do período elisabetano. Esse relacionamento era inadmissível, afinal a união entre os Montéquio e os Capuleto arruinaria qualquer churrasco em família. Além do mais, a família de Julieta já tinha arrumado um boyzinho endinheirado para ela se casar. Mas os dois jovens revoltados nunca deixariam que algo atrapalhasse essa união. Então, eles ignoram toda essa bagunça e se casam escondidos.
Mas os preparativos para o casamento de Julieta com o rapazinho abastado já estavam quase prontos. Que confusão! E o que você faz quando o mundo parece desmoronar a sua volta? Isso mesmo, finge de morto e sai de fininho. É isso que julieta tenta fazer, mas literalmente. Um plano simples e eficaz: ela tomaria um remédio que a faria parecer morta, no mais perfeito estilo bela adormecida do século XV. O frei cuidaria para que a dama não fosse enterrada e os amantes fugiriam juntos. Aqui tudo parecia encaminhado para um final feliz. Mas, convenhamos, é uma tragédia de Shakespeare, nada pode dar certo. Romeu não estava sabendo de toda essa história - o frei deveria cuidar dessa parte também e é aqui que a comunicação falha. É claro que ele foi colocado em quarentena por suspeita de peste e não conseguiu avisar o rapaz. E é claro que o príncipe bobão não checou o pulso da dama antes de se suicidar como forma de amor. O final da história todo mundo já conhece, um amor fadado a morte.
Aposto que um simples email da Julieta teria impedido todo esse mal entendido, mas acho que a internet ainda não havia sido inventada no século XV.
Felizmente, com o avanço da tecnologia, a comunicação se tornou muito mais rápida e eficaz. Basta uma mensagem ou ligação e tudo estará resolvido. São muitos os meios de comunicação via internet, mas um dos mais difundidos, com certeza, é o email. Na faculdade, no trabalho e até na vida pessoal, o email é uma ferramenta extremamente versátil, utilizada em larga escala no dia a dia da maioria das pessoas. Porém, não adianta nada ter essa ferramenta incrível à sua disposição e usá-la do jeito errado. Encaminhar um email da forma certa pode ser bem mais difícil do que simplesmente clicar em enviar.
Julieta não tinha email, mas você tem. Então, vem conferir algumas dicas para utilizar essa ferramenta essencial no mercado de trabalho do modo certo.
Sempre utilize o princípio do beijo!
Quando se trata de uma comunicação clara e eficiente, quanto mais simples melhor. É isso o que diz o KISS principle. Isso mesmo, o Princípio do Beijo. Sei que no início do artigo falamos sobre um casal perdidamente apaixonado, mas esse beijo não tem nada a ver com as carícias de Romeu e Julieta. KISS é um acrônimo para Keep It Simple, Stupid (mantenha simples, estúpido), um princípio do design que revela a importância de manter tudo estupidamente simples na hora de transmitir uma mensagem.
Não estamos em uma peça shakespeariana, uma linguagem extremamente rebuscada e cheia de arabescos não é necessária. Quanto mais simples e compreensível for a linguagem e informação, melhor e mais rápido ela será absorvida. Então, quando for redigir seu email, seja breve, claro e objetivo. No corpo, mantenha apenas dados essenciais, informações mais detalhadas podem ser adicionadas em documentos anexos. Além disso, evite formatações complicadas. O uso de fontes variadas e outros recursos tipográficos pode distrair o destinatário, afastando-o da motivação inicial do email.
Prezado leitor, seja polido e cordial.
Tenho ctz q vc tlgd q as redes sociais deixaram a gnt mt mal acostumado. Tudo começou com a popularização das salas de bate-papo na web, e hoje temos preguiça de escrever palavras inteiras. É fato que a utilização de abreviaturas pode economizar muito tempo na hora de enviar uma mensagem, mas também é fato que essa forma de escrita nem sempre é a mais adequada. Além de diminuir a formalidade do seu texto, ela pode acabar dificultando o entendimento do leitor. O grau de formalidade e polidez adequado ao seu email vai depender do propósito dele. Mas, de forma geral, nos seus emails profissionais, o ideal é sempre evitar o uso de gírias e abreviaturas desnecessárias.
Todo email deve iniciar com uma saudação e finalizar com uma despedida, e essas estruturas devem acompanhar o mesmo raciocínio do restante do texto. Deixe os “beijos” e “abraços” para pessoas mais próximas. Em situações corporativas mais formais, prefira iniciar com construções como “prezado fulaninho” e finalizar com “atenciosamente” ou “cordialmente”.
Ser cordial e educado é essencial para construir relações mais saudáveis no ambiente de trabalho. Por isso, encontre seu equilíbrio. Seja firme e assertivo, deixando suas necessidades bem evidentes, mas sempre o faça com educação. Parece coisa de criança, mas nunca se esqueça das palavrinhas mágicas mais importantes: “por favor ” e “obrigado”.
Construa bem o seu texto.
Boas habilidades de escrita são obviamente fundamentais na hora de redigir um email. São essas competências que vão te auxiliar no desenvolvimento de um texto mais coerente e claro. Com um pouco de prática, todo esse processo acaba se tornando bem intuitivo. Entretanto, se você ainda não é muito familiarizado com a escrita no ambiente corporativo, existem alguns macetes que valem para a construção de qualquer texto.
Quando surge a demanda de um email, a primeira coisa a se fazer é listar todas as informações que seu texto deverá conter. Tirar esses dados da sua mente e colocá-los em um sistema externo, pode facilitar a visualização e a produção de um conteúdo mais completo.
Agora, você já pode começar a redigir seu email. Nunca se esqueça de que seu texto deve ser estruturado em “introdução”, “desenvolvimento” e “conclusão”. Inicie com a apresentação do assunto tratado no email, depois desenvolva todos os tópicos necessários e encerre reforçando sua intenção com o envio daquela mensagem.
Ler um texto informativo escrito em um único bloco gigantesco pode ser confuso e cansativo. Por isso, use e abuse dos parágrafos. Dividir suas ideias em parágrafos tornará seu texto muito mais organizado e fácil de ler.
Fale baixo!
A caixa alta pode ter diversas serventias. Ela pode, por exemplo, ser um ótimo recurso para DESTACAR uma informação importante no meio do texto. MAS QUANDO VOCÊ ESCREVE UMA MENSAGEM INTEIRA EM CAIXA ALTA, PARECE QUE ESTÁ GRITANDO, CERTO? O problema é que algumas pessoas se esquecem de desativar o Caps Lock na hora de escrever uma mensagem. Pode parecer besteira para você, mas essas letras garrafais podem acabar sendo relacionadas a um tom agressivo e autoritário. Por isso, nunca redija seu email inteiro em caixa alta. A não ser que você queira arrumar uma briga à la Capuletos e Montéquios com os seus colegas de trabalho.
Escreva do geito serto!
Os erros de ortografia e digitação podem representar outra grande problemática na hora de escrever um email. Esses pequenos equívocos tornam o seu texto menos profissional e diminuem a credibilidade da sua imagem. E para completar, eles ainda podem gerar uma grande confusão no seu ambiente de trabalho. Um simples errinho de digitação e um “cronograma” vira um “CORNOgrama”, uma “dúvida” vira uma “DÍvida” e “gastos” viram “GAtos”. Então, é melhor tomar cuidado com cada palavra digitada.
Ortografia pode não ser o seu forte, contudo os corretores automáticos e a internet existem para te ajudar. Se você ficar em dúvida na grafia de uma palavra, não meça esforços para dar aquela pesquisada. Mesmo com uma boa escrita, os erros de digitação ainda podem te assombrar. Basta esbarrar em uma tecla para estragar tudo. Mas fique tranquilo, que a próxima dica vai te ajudar a nunca mais pagar nenhum mico por conta de uma letra fora do lugar.
Leia, releia e se você achou bom, leia de novo.
No fluxo de escrita é comum que certos equívocos passem despercebidos. No entanto, erros ortográficos, de digitação, de concordância, construções confusas, dados incorretos e muitos outros deslizes podem ser corrigidos com uma simples revisão. Por isso, sempre revise seu texto mais de uma vez. Escrever é reescrever, não tenha preguiça. Se algo no seu texto parece pouco compreensível jogue no lixo e comece de novo.
Quando produzimos um texto, as informações expostas já estão internalizadas em nossa mente, de modo que nossa leitura pode se tornar automática. Nesse sentido, se você achar necessário, deixe seu texto de lado por algum tempo, afaste sua mente do conteúdo e retorne mais tarde para uma segunda leitura. Tenho certeza que você vai encontrar algo para melhorar.
Aqui vai outra dica de ouro, nunca preencha os campos de assunto e destinatário antes de ter certeza que seu email está revisado e pronto para sair da sua caixa de rascunhos. Dessa forma, você não corre o risco de enviar seu email sem querer.
Hoje falamos bastante sobre email, mas a verdade é que essas regras podem servir para qualquer tipo de comunicação digital no trabalho. Acho que você já percebeu que o grande segredo é ser cordial, breve e objetivo. Infelizmente, esses três princípios básicos não vão salvar nenhuma história shakespeariana de amor, mas eles podem fazer toda a diferença na sua comunicação.