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Explicando o Método P.A.R.A.

Explicando o Método P.A.R.A.
Flávia Rosado Lima
mar. 29 - 13 min de leitura
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Pense comigo, é bem provável que você não saiba de cabeça o número dos seus dois amigos mais íntimos, certo?

Isto porque você tem a consciência de que estes contatos estarão devidamente armazenados na lista telefônica de seu celular para quando for necessário contatá-los.  A partir daí, já conseguimos identificar a funcionalidade do Segundo Cérebro (conceito proposto por Tiago Forte em seu livro "Construindo um Segundo Cérebro" ).

O segundo cérebro é baseado na ideia de que, assim como as artimanhas usadas por nosso cérebro, precisamos conscientemente de uma forma de armazenar e recuperar informações importantes. Construir um segundo cérebro, então, é uma estratégia de desenvolver um sistema com o objetivo de criar de uma base de conhecimento pessoal consistente, confiável e facilmente acionável.

Ao organizar e armazenar informações relevantes para a sua vida pessoal e/ou profissional, estará otimizando sua tomada de decisões. Nesta onda de dados e informações que vivemos e que só vai aumentar, é humanamente impossível (perdoem-me, savants) conter todas as informações que fluem na nossa vida em nosso cérebro. Ter uma mentalidade de crescimento e uma curiosidade insaciável, em contrapartida, é um requisito básico para qualquer vida frutífera e plena. Com o Segundo Cérebro, delegamos, então, a responsabilidade de gestão do conhecimento pessoal às nossas ferramentas eletrônicas e suas funcionalidades, bem como aos distintos métodos de arquivamento que a Arquivologia nos propõe de forma mais criativa.

A ideia aqui é que não temos tempo a perder coletando, organizando e processando informações prolixas. É necessário nos atermos a técnicas de síntese e acessibilidade de informações relevantes a nossos objetivos, usando a máxima menos é mais.

Sendo um pouco mais visual (vide figura à esquerda), convenhamos, não existe horror (e falta de segurança cibernética) maior do que uma Área de Trabalho em que você precise gastar mais que 2 segundos para localizar uma pasta onde está determinado conteúdo que precisará fazer uso. Seguindo deste ponto, Tiago Forte desenvolveu um método de produtividade denominado método P.A.R.A., cujo acrônimo se dá para Projeto, Área, Recurso e Arquivo, para nos auxiliar no desenvolvimento deste sistema - que é intrinsecamente baseado em propósito e foco.

O método, intuitivamente, consiste nas quatro etapas: Projeto, Área, Recurso e Arquivo, a citar:

• Projetos: é o objetivo/meta bem definida, e com prazo determinado, sobre o qual planeja alocar seus esforços atuais. Uma vez determinado o projeto (ou projetos), poderá destrinchá-lo em distintas tarefas processáveis. Como exemplo, vou criar uma pasta na Área de Trabalho do Windows denominada "Biblioteca-pessoal-segundo-cerebro" como projeto.

• Áreas: um campo de atividade com padrão específico a ser mantido ao longo do tempo, ou seja, são as responsabilidades a longo prazo para as quais irá comprometer-se a realizar. A partir de seu conhecimento e necessidades de vida, conseguirá segmentar as etapas para execução do projeto vai criar as pastas de seções ("Saude", "Esportes", "Computacao", "Casa", "Lazer", "Curiosidades", "Financas", "Biografia") na sua "Biblioteca-pessoal-segundo-cerebro".

• Recursos: um tópico ou tema de interesse contínuo com utilidade para o futuro. Envolve identificar e utilizar os recursos eletrônicos necessários para lidar com cada área de uma forma que seja condizente à sua organização própria. Para gerenciar documentos e conhecimentos, precisa de métricas para identificar se isto está sendo feito da forma mais assertiva possível.

A taxonomia das suas notas faz sentido para você? Há alguma forma de otimizar ou sintetizar a hierarquia das informações no seu segundo cérebro? Desde a organização das pastas do seu navegador ao uso de aplicativos como Evernote, Notion, Trello, dentre tantos outros, poderá auxiliar na sua tarefa de melhoria contínua de seus recursos. Ao garantir que você tenha acesso aos recursos necessários, você pode otimizar seu conhecimento e garantir que os elementos que colaborem com seu projeto sejam explorados da forma mais produtiva possível. Em outras palavras, ferramentas para que não dispense tanta energia para cumprir com seu prazo. Dentro da pasta "Esportes", vou criar uma pasta "Natação", outra "Hipismo" e outra "Muay-Thai". Em cada uma delas vou ter os arquivos 'origem-historia.pdf', locais-aulas.pdf', 'equipamentos-necessarios.pdf', 'inteligencia-motora.pdf', 'pessoas-referencias-inspiracao.pdf', 'orcamento-medio.pdf'. Os pdfs de cada uma serão únicos, pois são os recursos de cada atividade da área. Durante uma conversa sobre o tema, por exemplo, estarei munida de informações para mantê-lo e explorá-lo. Contudo, talvez esta não seja a melhor taxonomia para a área, já que é um tema multivetorial.

• Arquivo: itens inativos das outras três categorias. O que me fez querer trazer esta agulha no palheiro de métodos de produtividade foi a ideia de associar um método que funciona de forma hierárquica (tal como o sistema de arquivo que compõe seu sistema operacional) para ajudar na organização das nossas atividades digitais, considerando que ferramentas digitais são hoje nosso segundo cérebro.

Nosso Segundo Cérebro, conforme seu livro  (onde desenvolve a metodologia para desenvolvê-lo), trata-se de um sistema de gestão de conhecimento pessoal composto pelas etapas de projetar, adquirir, produzir e revisar objetivos e ações dentro do sistema. Em vez de demandar energia de organização do zero para cada nova oportunidade, podemos usar elementos nas camadas P.A.R.A no intuito de iniciar, performar ou mesmo delegar módulos sobre esta oportunidade. Destrinchando o método por meio visual (hierarquia computacional) e prático (estabelecimento de módulos por camada), temos:

A primeira etapa da metodologia P.A.R.A. é definir um objetivo claro, que deve ser a base do(s) seu(s) projeto(s). Isso ajuda a manter o foco em sua meta principal e torna mais fácil avaliar sua evolução. Você pode definir um objetivo como "Organizar minha vida", "Gerenciar melhor as permissões de acesso a meus arquivos digitais", "Melhorar minha vida profissional" ou "Desenvolver uma caminhada sustentável".  O Projeto é a pasta principal que ficará na sua área de trabalho, nomeada "Biblioteca-segundo-cerebro".

É importante estabelecer uma meta realista e mensurável para que você possa acompanhar seu progresso. O que não entra no papel, não consegue sair dele. Com o projeto em mente, cabe agora adquirir meios de 

A segunda etapa é identificar as diferentes responsabilidades às quais terá de gerenciar ao longo do seu projeto, que podem incluir tarefas, recursos e ferramentas. Essa etapa, Área, ajuda a dividir o projeto em partes menores e mais palpáveis. Ela envolve identificar as diferentes áreas da sua vida (de acordo com seu projeto atual).

A partir de seu conhecimento e necessidades de vida, conseguirá segmentar as etapas para execução do projeto. Para o exemplo, irei criar as pastas de seções ("Viagens", "Esportes", "Computacao", "Emocoes", "Criatividade", "Biografia") dentro da "Biblioteca-segundo-cerebro". Com a base de coleta dos elementos para o projeto estabelecida, entra a fase de estabelecer procedimentos, ou produzir.

A terceira etapa é Recurso, que envolve identificar os tópicos de interesse ou mesmo ferramentas necessários para lidar com cada área. Na metalinguagem deste artigo, o recurso para exemplificar o Segundo Cérebro que estou usando é a organização da sua 'área de trabalho' do Windows de acordo com o método P.A.R.A.

Se ficou confuso, vamos lá: a ideia é ter certeza de que você tem tudo o que precisa para trabalhar em cada cada área/módulo do projeto com eficiência. Ao garantir que você tenha acesso aos recursos necessários, você pode otimizar seu conhecimento e garantir que os elementos que colaborem com seu projeto sejam explorados da forma mais produtiva possível. Em outras palavras, ferramentas para que não dispense tanta energia para cumprir com seu prazo.

Dentro da pasta "Esportes", vou criar uma pasta "Natação", outra "Hipismo" e outra "Muai-Thai". Em cada uma delas vou ter os textos 'locais-aulas.pdf', 'equipamentos-necessarios.pdf', 'inteligencia-motora.pdf', 'pessoas-inspiracao.pdf', 'orcamento-medio.pdf'. Os pdfs de cada uma serão únicos, pois são os recursos de cada atividade da área. Quando o assunto vier à tona, poderei performar com eficiência devido este ateliê espotivo refinado por experiência ou pesquisa.  Este exemplo simplificado, contudo, não traz uma premissa-chave explorada no método: a organização por acionabilidade. Irei falar sobre ela em seguida.

À medida que o sistema é utilizado, informações tornam-se obsoletas, percebemos alongamentos desnecessários ou mesmo metas são cumpridas. Cabe revisar o sistema e estabelecer o que deve ou não ser descartado.

A quarta e última etapa é Arquivo. É a etapa dos acumuladores, risos. Brincadeiras à parte, aqui, como o próprio nome induz, é onde você irá armazenar itens inativos das outras três categorias anteriores (P.A.R.). Inativos seja porque determinado objetivo fora alcançado, redirecionado ou abandonado. No Arquivo, ficarão informações ou conhecimentos não consultados com frequências, que você precise ou queira mantê-los em seu Segundo Cérebro.

Posso ter uma pasta "Arquivos-projetos" completamente separada das áreas em "Biblioteca-segundo-cerebro", posso ter uma pasta de "Arquivos" dentro de cada uma das áreas, ou de uma área específica, ou mesmo enquanto item pdf pro recurso: 'arquivo-variacao-orcamentos-anual.pdf', por exemplo, considerando que este recurso não faz parte da configuração atual necessária de informação sobre o esporte escolhido.


Pode ser aplicando o método em seu navegador, na sua área de trabalho ou em sua ferramenta de produtividade, uma vez estabelecida esta estrutura será perceptível a mudança da forma como lidamos com as informações que nos alcançam (de forma ativa ou passiva), pois passamos imediatamente a filtrá-las em camadas hierárquicas.

Outros métodos, como o GTD de David Allen, trazem a mesma ideia da metodologia P.A.R.A: quanto menos atribuídas as informações na mente, mais difícil será o direcionamento de atenção a elas para sua execução. O GTD enfatiza o sistema confiável, por meio da organização, reflexão e engajamento em tarefas e projetos. 

O que diferencia o P.A.R.A dos demais é que este aborda a revisão do gerenciamento de conhecimento de forma abrangente, trazendo etapas para organizar informações relevantes de acordo com metas constituídas de acordo com nossa necessidade e criatividade, fazendo uso da hierarquia após a tomada de decisão. Esta seria, então, a organização por acionabilidade.

Então, em vez de manter a mente em uma lista infindável de objetivos, devemos usar nossa criatividade para destrinchar cada um destes objetivos em atividades corriqueiras e facilmente checáveis, medida conquistada pela atribuição das responsabilidades PARA CADA OBJETIVO. Com isto, em vez de focar os esforços de responsabilidades estruturais como foco, consistência ou método em cada elemento de conhecimento, exploração ou execução,  os esforços serão traduzidos pela criatividade, como ferramenta da nossa motivação, em até quatro camadas nomeadas de forma abstratas para organização. Mais flexível, mais dinâmico ao fluxo de informações e mais factível (ou não-factível, como no caso de Arquivos).

Por fim, o que me chamou mais a atenção do método é a habilidade de gestão da informação nas camadas de forma cruzada. Durante a revisão, podemos gerar insights sobre novos projetos a partir de arquivos,  áreas ou recursos (transferir  etapas para um projeto atual); de novos arquivos e áreas a partir de recursos (informação ou interesse sobre um recurso representando mais de uma área de responsabilidade ou já sem interesse sobre o mesmo); ou, conforme exemplifiquei, insights de um recursos (uma informação valorosa ao seu projeto que pode gerar valor para outros) a partir de uma área, cuja definição modular, por sua vez, advém da necessidade de desenvolver uma biblioteca de segundo cérebro.

Estes insights serão possíveis de acordo com a acionabilidade do item dentro de sua camada e dentre camadas. Um item pode igualmente ser um amplo projeto ou, de forma mais simplificada, a área ou mesmo recurso de outro. Tudo dependerá da sua criatividade e propósito na hora de desenvolver objetivos.


Pessoal, falando em gestão de conhecimento, caso tenham interesse em análise de dados, vou deixar aqui uma oportunidade de 25 vagas para uma formação gratuita em Python & Dados, exclusivas para pessoas autodeclaradas pretas e pardas, em que 50% destas vagas serão destinadas às mulheres. Basta ter ensino médio completo, ser cidadão brasileiro, ser autodeclarado preto ou pardo e ser maior de 18 anos. Não precisa saber programar! 


Até a próxima.




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