Não é de hoje que a habilidade de resolver problemas é importante para qualquer profissional, seja você de qualquer setor ou área de formação, em algum momento irá se deparar ou já se deparou com problemas na sua rotina de trabalho.
Na minha opinião resolver problemas é uma habilidade que como qualquer outra, se melhora na prática, quanto mais problemas se deparar melhor você vai ficar em sua resolução. Em algum momento pode até virar o seu hobbie ou você pode até mesmo se apaixonar por resolve-los, problemas são desafios, e quem não gosta de desafios?
O A3 é o meu método preferido para resolver problemas e realizar melhorias, ele tem esse nome pelo simples fato de ser um relatório que cabe em uma folha A3. É um método que vem do Sistema Toyota de Produção e por esse motivo tem esse formato enxuto como relatório de projetos, e além de ser uma maneira de relatar o desenvolvimento do seu projeto, é um modo de estruturar o seu pensamento em busca da resolução de um problema e da melhoria de um processo, como já me disseram "Você não deve apenas saber fazer um A3 mas deve pensar em formato A3".
Abaixo vocês podem visualizar o meu template pessoal do método, ele foi construído a partir da minha experiência utilizando o A3 em diferentes companias e é a maneira que eu entendi como ideal para se ter um melhor resultado.
Uma dica importante é seguir o passo a passo com foco, sem tentar ter conclusões precipitadas e respeitando a estrutura do método.
Após a imagem temos a explicação de cada um dos tópicos do template abaixo:
Na primeira parte defina o seu time e quem é o gerente do projeto, defina também quem será o patrocinador desse projeto o "Sponsor", registre a data de abertura e defina uma meta de conclusão para o seu A3. O número do A3 é apenas uma forma de registro nos documentos de sua empresa, para o rastreio do relatório no futuro.
1) Problema Observado: Apenas pergunte a si mesmo,"O que me motiva a realizar esse projeto?", quanto mais enxuta for a sua resposta maior é o seu entendimento sobre o sintoma daquele problema especifico. Por que você está realizando esse A3? Qual a sua dor? Relate o sintoma do problema que observou.
2) Estado Atual: É hora de você mapear o seu processo atual, essa não é a hora de você julgar o seu estado atual. Não escreva frases como "processo é ineficaz pois...", realize o mapeamento, descreva os pontos relacionados ao seu problema, use os fatos e dados disponíveis mas sem julgá-los, pois isso te trará conclusões precipitadas, como eu disse anteriormente; é importante respeitar a estrutura do método. Existem ferramentas que podem suportar esse tópico, como por exemplo; o famoso Mapa de Fluxo de Valor(MFV).
3) Target e Estabilidade: O quanto esse problema afeta em seus indicadores? não é apenas você que deve estar motivado a realizar esse A3, é necessário que a empresa também enxergue benefício no seu projeto. Toda melhoria envolve um tipo de investimento, até mesmo as suas horas dedicadas ao projeto são um investimento para a empresa, por isso você deve entender qual o resultado esperado resolvendo aquele efeito. É necessário definir uma meta e um critério de estabilidade pois, o seu indicador vai flutuar mesmo depois de implementar melhorias, minha dica nesse momento é utilizar a Arvore de "Key perfomance Indicators"(KPIs) do setor.
4) Análise de Causa Raiz: Hora de visualizar todos os fatos e dados coletados no momento que você mapeou o estado atual, hora de ir a fundo e encontrar o que está afetando o seu processo. São várias as ferramentas da qualidade que podem te suportar nesse momento; diagrama de ishikawa, 5 porquês, entre outras. Escolha a ferramenta mais adequada e a que é suficiente para encontrar a causa raiz do problema.
5) Estado Futuro: Após implementar as melhorias, após usar o remédio correto para acabar com a sua dor. Como será o seu estado futuro? Hora de mapear o seu processo novamente, porém, da maneira como ele será após a conclusão das ações para a resolução do problema. Eu costumo nesse momento fazer um link entre os tópicos relatados no estado futuro com os tópicos relatados no estado atual, relatando os fatos na mesma ordem.
6) Plano de Ação: Quais serão as ações necessárias para transformar o seu estado futuro no estado atual do processo? Faça o relato neste ponto, colocando apenas um responsável para cada ação, pois como dizem "cachorro com dois donos morre de fome", e com uma data de conclusão definida para cada atividade. O desenvolvimento das atividades pode ser realizado no modelo cascata ou com atividades sendo realizadas ao mesmo tempo, depende do projeto.
7) Análise de Risco: Eu gosto muito dessa parte em específico e não abro mão dela, pois já participei como parte do time ou como lider de um projeto que após a implementação do estado futuro, apareceram problemas que poderiam ter sido resolvidos na fase de implementação das melhorias. No meu modelo eu utilizo um FMEA, para definir qual o risco do modo de falha ocorrer, e indico em qual atividade do plano de ação esse risco será excluido. Pergunte a si mesmo, "Após concluída minha implementação, quais problemas podem ocorrer com o novo processo?".
8) Medição e Acompanhamento: Lembra da sua arvore de KPIs? após implementada todas as melhorias, é hora de acompanhar e enxergar se elas estão afetando no indicador que você definiu no tópico "Target e Estabilidade", e da maneira que definiu como sendo a sua meta, para enxergar se o seu projeto surtiu o efeito que esperava após a implementação do seu estado futuro, que nesse momento já é o seu novo processo.
9) Padronizar e Manter: Seu A3 surtiu o efeito esperado? hora de criar os padrões que serão necessários para manter o resultado de maneira contínua. Relate quais são os novos padrões, treine as pessoas envolvidas no novo processo, com o objetivo de mante-lo.
Após a conclusão do seu A3 é hora de juntar o time que trabalhou no projeto e fazer uma reunião de "Lessons Learned", para registrar as lições aprendidas pelo time durante o processo de desenvolvimento do A3, lembra que eu disse sobre melhorar com a prática? Essa é a hora de entender com quais lições todo o time saiu depois do projeto, para que em uma segunda aplicação tenha um resultado ainda melhor. Hora de relatar as boas práticas e os erros que ocorreram.
Com isso o seu projeto está concluído, e espero que o seu problema esteja resolvido.
Agora que você leu todo esse artigo é hora de aplicar o A3 na prática, o A3 é apenas uma forma estruturada de aplicar o Plan, Do, Check, Act(PDCA), e o PDCA pode ser aplicado para qualquer tipo de problema. Então eu tenho certeza que encontrará algo para resolver, escolha o seu time e mão na massa.
Se gostou do meu Template e quer uma ajuda na resolução do seu problema, me mande uma mensagem pelo LinkedIn. Estou disponível para te ajudar na solução.
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Lá você encontra uma série completa sobre o método A3.