Se você é fã do seriado Friends, certamente se lembra daquela vez em que Rachel se confundiu um pouco na hora de preparar uma sobremesa para o jantar de ação de graças.
Geleia, pão de ló, bananas e carne refogada com cebolas e ervilhas. Tudo isso e um pouco mais em uma única sobremesa. Uma mistura um tanto quanto inusitada, certo? Mas sabia que você pode estar cometendo o mesmo erro da Rachel?
Um iniciante na cozinha, com um livro cheio de receitas, pode acabar se confundindo e misturando as coisas. Conciliar faculdade, vida pessoal, estágio e ainda ter tempo para focar no seu autodesenvolvimento não é fácil. E já que o bife acebolado não parece encaixar no pavê, é fundamental administrar bem sua rotina para não fazer tudo com pressa e de qualquer jeito.
Ah Rachel, se você soubesse um pouquinho mais sobre gestão de tarefas, tenho certeza que isso não teria acontecido! Existem muitas técnicas para organizar seu dia a dia, mas se você quer ter uma rotina mais produtiva de maneira descomplicada, o método GTD é perfeito para você!
O GTD ou Getting the Things Done é uma ferramenta de gestão pessoal desenvolvida pelo instrutor de produtividade David Allen. Em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer”, Allen descreve em detalhes esse método que hoje é um dos mais populares do mundo.
Não faça como a Rachel, venha conferir o passo a passo dessa receita capaz de fazer uma revolução na sua cozinha. Ops… na sua rotina.
APRENDA A USAR O GTD COM A SOBREMESA DA RACHEL
Preparar uma receita pode ser bem mais difícil do que parece. Por traz de uma sobremesa bem feita existem vários processos que devem ser realizados com muita atenção. A aplicação do método GTD funciona da mesma forma. Ele é dividido em cinco etapas que vão te ajudar a recuperar o controle da sua rotina:
I - CAPTURAR
Crie sua lista de ingredientes, por mais confusa que ela seja.
As vezes nossa mente não para nem por um segundo. Várias pendências surgem ao longo do dia - tarefas necessárias, projetos futuros, itens inacabados, ideias inúteis. Elas aparecem assim meio furtivas e somem da mesma forma, poucos minutos se passam e você já não se lembra mais.
Quem nunca deixou de fazer algo extremamente importante porque se esqueceu da tarefa? Por isso, você deve transferir as pendências que estão em sua mente para um sistema externo. É nesse momento que você vai listar tudo o que vem na cabeça. A desordem ainda faz parte dessa etapa. Não pense muito, só anote.
II - ESCLARECER
Saiba o que fazer com seus ingredientes antes de começar.
Agora, você precisa saber o que fazer com cada item da sua lista. Nessa etapa, suas pendências começam a assumir formas mais concretas, viram tarefas, projetos, eventos. O primeiro passo para isso é distinguir quais itens demandam ação e quais não.
Para os itens que NÃO DEMANDAM ação, você tem três opções:
1. Lixo - dispense a carne acebolada!
Sabe aqueles projetos que não valem o seu esforço? Essas coisas também costumam passar pela nossa mente, mas em segunda análise percebemos que despender tempo com elas não faz tanto sentido. Então, é hora de riscá-las da sua lista.
2. Depois - pensou em outra receita para fazer?
Ideias interessantes podem surgir a qualquer momento, mas as vezes estamos focados em outros projetos e não há espaço para algo novo. De qualquer forma, se aparecer uma ideia aproveitável, vale a pena deixá-la guardada na sua lista para o futuro.
3. Arquivo - nunca perca a receita do pavê.
Quem nunca enlouqueceu ao perder um email importante na caixa de entrada? Já passou da hora de acabar com esse problema. A solução é simples: crie um arquivo bem organizado. Um capítulo de um livro que você leu, uma informação importante que você recebeu, um documento que você tem que guardar. Tudo isso deve estar no seu arquivo para você consultar sempre que precisar.
Para os itens que DEMANDAM ação, você possui outras três opções:
1. Delegue - peça para seu amigo assar o pão de ló.
Se você depende de outra pessoa para completar uma tarefa ou se alguém do seu time possui mais facilidade em realizar aquilo, não hesite em pedir ajuda. Mas não se esqueça que a tarefa continua sendo sua, garanta que ela seja realizada.
2. Calendário - anote o dia de ação de graças!
Os seus eventos, tarefas e projetos com data e horário específico vão direto para o calendário. Utilize lembretes sempre que possível, assim você nunca perderá nenhum compromisso.
3. Lista de tarefas - o modo de preparo da sua receita.
Tudo aquilo que você sabe que deve ser feito ao longo do seu dia estará aqui. Nessa lista, as tarefas não precisam ter data nem horário específico, mas procure entender qual delas é mais urgente e deve ser realizada primeiro.
III - ORGANIZAR
Antes de adicionar as bananas você precisa cortá-las!
Quando temos um projeto muito grande para realizar, pode ser difícil entender todas as etapas necessárias para finalizá-lo. Por isso, é essencial dividir seus projetos em itens menores. Essa etapa vai tornar todos os processos mais claros e facilitar seu gerenciamento.
Mantenha sua cozinha arrumada, guarde os ingredientes no lugar certo.
Aposto que tem muita coisa envolvida na sua rotina: vida pessoal, estudos, afazeres domésticos e várias outras responsabilidades. Sem um sistema de organização bem estruturado, tudo pode acabar se misturando e virando uma grande bagunça. Diante disso, você deve descobrir a melhor maneira de manter cada coisa em seu lugar. Sempre categorize suas tarefas e projetos, utilize tags e crie agendas específicas para cada categoria se achar necessário. Notion, Trello, Google Agenda, Evernote - são muitas as plataformas digitais que podem te auxiliar nesse processo, use e abuse delas. Se você ainda prefere o velho método de papel e caneta, utilize cores diferentes para cada área da sua vida. Sempre mantenha tudo muito visual!
IV - REFLETIR
Enquanto você bate o chantilly, dê mais uma olhadinha na receita!
Nessa etapa, você deve monitorar seu progresso e conferir o que vem pela frente. Essa prática, que deve ser constante no seu dia a dia, te ajudará a refletir sobre suas decisões e identificar os ajustes necessários para tornar sua rotina mais produtiva. O desenvolvimento dessas habilidades analíticas é essencial para uma boa gestão do seu tempo.
V - ENGAJAR
Hora de montar seu pavê, coloque a mão na massa!
Com tudo organizado, chegamos a última etapa. Você já pode começar a realizar suas tarefas e projetos.
A ordem das camadas de um pavê é muito importante.
Já que certas tarefas despendem mais tempo do que outras, é fundamental ser capaz de reconhecer o que é prioridade e o que pode ser deixado para o final. Descobrindo qual a melhor ordem para realizar suas tarefas, você poderá distribuir seu tempo de forma muito mais eficiente.
Agora que você já sabe a melhor forma de preparar um delicioso pavê inglês, você já pode aplicar essas técnicas na sua rotina!
VÁ COM CALMA
Na busca pelo estágio dos sonhos, a organização é um dos principais ingredientes. Mas você não precisa ser um maluco da arrumação como a Mônica.
A desorganização é consequência direta de uma mente sobrecarregada. Então, lembre-se de abrir espaço na sua agenda para descansar e esquecer por um tempo que você deve ser organizado.
Utilizar um novo método de gestão de tarefas é como preparar uma receita pela primeira vez. Pode ser que no começo você erre as medidas e que o resultado não seja o melhor. Mas com um pouco de prática e muita dedicação, você será capaz de preparar o pavê perfeito!
E não se esqueça que cada pessoa possui um paladar diferente. Existem muitas formas de organizar sua rotina, e a melhor é sempre aquela que funciona para você. Então, experimente, se aventure e adicione seus ingredientes favoritos! Mas evite colocar carne na sobremesa. ;)
